ANALISIS KEBUTUHAN PENGGUNA DALAM PENGEMBANGAN CHATBOT AKADEMIK MENGGUNAKAN KERANGKA PIECES

STUDI KASUS : PADA STT-NF

Abstract

Transformasi digital dalam sektor pendidikan mendorong pemanfaatan teknologi informasi untuk meningkatkan kualitas layanan akademik, salah satunya melalui penggunaan chatbot. Namun, layanan komunikasi akademik pada Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan (BAAK) STT-NF masih dilakukan secara manual melalui Telegram, WhatsApp, atau melalui kunjungan langsung. Kondisi tersebut menyebabkan  keterlambatan respons, keterbatasan akses informasi, serta ketergantungan pada ketersediaan staf. Penelitian ini bertujuan mengidentifikasi dan menganalisis kebutuhan pengguna sebagai dasar pengembangan chatbot akademik yang efektif dan responsif. Penelitian menggunakan pendekatan kualitatif dengan teknik purposive sampling melalui wawancara mendalam terhadap staf BAAK dan sembilan mahasiswa. Data dianalisis menggunakan analisis tematik dengan bantuan perangkat lunak NVivo melalui tahapan open coding, axial coding, dan selective coding. Hasil penelitian menunjukkan enam kategori utama kebutuhan pengguna, yaitu kualitas layanan, sistem responsif, pengembangan chatbot, pengalaman pengguna, keamanan data, dan peran chatbot sebagai sistem pendukung. Selain itu, penelitian menghasilkan lima kebutuhan fungsional dan lima kebutuhan non-fungsional sebagai dasar pengembangan chatbot akademik yang efisien dan berorientasi pada pengguna